Vantagens do Sistema de Gestão na Emissão de Notas Fiscais
Emitir nota fiscal eletrônica é uma obrigação de qualquer empresa que comercializa produtos ou serviços. Apesar da obrigatoriedade e da frequência com que a tarefa é executada, a emissão de NFs nem sempre é fácil e está sujeita a erros que podem ser muito perigosos para o negócio. Afinal, deixar de declarar ganhos é ilegal e pode resultar em cobranças dos órgãos fiscalizadores.
Pensando nisso, e em facilitar o seu trabalho, resolvemos falar um pouco mais sobre os desafios que permeiam a emissão da nota fiscal eletrônica. Vamos listar algumas dicas para realizar essa tarefa corretamente e, também, iremos elencar as vantagens de contar com um sistema de gestão, que deixará a sua rotina contábil muito mais segura, prática e eficiente.
Se você é leigo no assunto ou deseja aprofundar seus conhecimentos no tema, continue com a gente até o final.
O que é a Nota Fiscal Eletrônica?
A nota fiscal eletrônica é um documento de controle, que registra toda e qualquer comercialização realizada por uma empresa. Existem modelos diferentes de NF-e, de acordo com a atividade executada. Uma nota fiscal de produtos é diferente de uma nota fiscal de serviços, por exemplo.
Emitir a nota fiscal sempre que um produto ou serviço é vendido é obrigatório para pequenas, médias e grandes empresas e até mesmo para o Microempreendedor Individual (MEI), quando ele presta serviço para uma pessoa jurídica.
Quando deixa de fazer esse registro, a empresa também está se eximindo de pagar os impostos decorrentes desta transação e, claro, está sujeita às penalidades impostas pelos órgãos fiscalizadores, sejam eles municipais, estaduais ou federais.
Qual o objetivo da emissão da nota fiscal eletrônica?
Além de manter a empresa legalizada, a emissão de NF-e também é uma importante ferramenta de gestão financeira, pois auxilia o registro das entradas e das saídas de valores, mantendo o fluxo de caixa organizado.
Outra função da nota fiscal eletrônica é facilitar o direito do cliente de solicitar troca ou reembolso de valores, se for o caso, diante de alguma irregularidade no serviço prestado ou produto vendido.
Devido à importância e à necessidade da emissão da NF-e, é de extrema importância que os erros durante essa operação sejam evitados a todo custo.
Mesmo que a função seja específica de uma única pessoa, por ser uma tarefa repetitiva e bastante burocrática, é possível, sim, que algumas falhas aconteçam, como a inserção de dados errados ou incompletos.
O que é preciso para emitir uma NF-e corretamente?
A emissão de NF-e é um trabalho basicamente operacional, recorrente e por vezes, cansativo. Por isso, requer muita atenção, empenho, organização e cautela para que tudo saia dentro do esperado. Confira algumas dicas:
– saber o tipo de nota fiscal
Como vimos, existem tipos diferentes de nota fiscal e, antes de emitir uma, é preciso saber qual é a que você precisa. Conheça as principais:
- NF-e (Nota fiscal de produto): nota adequada para a comercialização de produtos físicos, mesmo que a operação seja feita em lojas virtuais.
- NFS-e (Nota fiscal de serviços): nota direcionada para a comercialização de serviços.
- NFC-e (Nota fiscal do consumidor): nota usada para substituir o cupom fiscal, bastante conhecido entre nós.
– conhecer o regime tributário
O regime tributário vai influenciar na definição das taxas que incidem sobre os impostos cobrados. Portanto, não deixe de falar com o seu contador para evitar conflitos de informações. Os regimes tributários vigentes no país, são:
- Simples Nacional, que engloba o MEI;
- Lucro presumido;
- Lucro real.
– fazer os cálculos corretamente
O valor que deve constar na nota fiscal é o integral, mesmo que haja descontos ou porcentagens repassadas para outras pessoas, como acontece nos programas de afiliados, em que os lucros são repartidos entre o produtor e o afiliado.
– atualizar os impostos
Mais uma vez, o seu contador deve auxiliar nessa tarefa, uma vez que os impostos aplicados podem sofrer variações e a sua nota fiscal deve conter sempre informações atualizadas.
– preencher as informações exatas
Aqui, é importante ter foco e atenção para evitar erros bobos. Esquecer de um único algarismo já é suficiente para danificar toda a operação. Portanto, insira as informações exatamente como estão na nota.
– As vantagens de usar um sistema de gestão para emitir NF-e
Usar um sistema de gestão para emitir NF-e é uma forma de automatizar e facilitar esse trabalho que, por ser manual, está sujeito a falhas, naturalmente. Agilizando essa tarefa, a empresa ganha mais produtividade e pode contar com novas oportunidades no seu negócio. Vamos conhecer as vantagens desse sistema:
– Redução de erros
Ao adotar um sistema de gestão na emissão de nota fiscal eletrônica, os erros são reduzidos drasticamente, uma vez que todas as etapas são realizadas de forma automática, sem interação humana.
- Maior lucratividade
Com menos erros, menos custos e menos tempo investido naquele trabalho, a empresa consegue direcionar melhor os recursos humanos e materiais para outras atividades, eliminando despesas desnecessárias e investindo no que dá mais lucro. - Geração de relatórios
Um dos serviços do sistema de gestão é a emissão de relatórios. Com esses documentos, é mais fácil monitorar e controlar as vendas realizadas, gerenciar o estoque e pensar em estratégias mais assertivas para esse setor e demais áreas relacionadas. - Segurança de dados
Em um sistema de gestão, todos os dados da empresa são armazenados em nuvem, garantindo o sigilo e a segurança das informações, além de permitir acesso apenas às pessoas autorizadas. - Informações atualizadas em tempo real
O sistema de gestão funciona com integração total de setores, como vendas, financeiro e estoque, cruzando informações em tempo real, reduzindo a margem de erros e de informações conflitantes ou incoerentes. Essa integração e a agilidade nas comunicações também auxilia o gestor na tomada de decisões, permitindo a ele pensar e agir de forma estratégica, direcionada, precisa e focada em resultados. - Agilidade e economia
O processo de emissão de nota fiscal eletrônica por meio de um sistema de gestão é muito mais rápido, o que também melhora as próximas etapas envolvidas na venda realizada, tornando a rotina da empresa mais fluida e prática.
Além disso, também é econômico, pois utiliza equipamentos e recursos de maneira eficiente e definitiva, sem necessidade de repetição de trabalho.
NF-e rápida e segura? Conte com um sistema de gestão
Vimos que a nota fiscal eletrônica é um documento essencial não só para que as empresas se mantenham dentro da legalidade, mas também para que elas façam uma gestão financeira correta e organizada.
Contudo, para isso, é preciso reduzir ao máximo as falhas encontradas nessa atividade burocrática, o que pode ser feito respeitando um conjunto de fatores, incluindo atenção e conhecimento técnico. Além disso, é importante contar com as vantagens e os recursos disponíveis pela tecnologia, como o sistema de gestão, uma ferramenta prática, econômica, simples e segura que, além de emitir NF-e, também auxilia em todo o processo burocrático do setor contábil e financeiro de uma empresa.
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